Podcast Folge 27 – Shownotes

Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation

In der 27. Folge unseres Podcasts sprechen wir über die steigende Nachfrage der Digitalisierung und der Einführung eine DMS / ECM. Mit Einführung eines solchen Systems müssen diverse Anforderungen beachtet und umgesetzt werden. So müssen bspw. neben der Sicherstellung der Unveränderbarkeit das System sowie die Prozesse in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Die Anforderung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus der Randziffer 151 der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Aus welche Bestandteilen eine Verfahrensdokumentation besteht und was genau eine Verfahrensdokumentation ist ergeben sich ebenfalls aus der GoBD.

Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019 ist sozusagen unser Framework für die korrekte Archivierung. Die GoBD liefern uns Kernkriterien, die in Kapitel 3 „Allgemeine Anforderungen“ der genannt sind, die sowohl bei der Implementierung als auch in der Verfahrensdokumentation beachtet werden müssen.

Die GoBD gibt allerdings weder eine Form noch eine Struktur im Sinne von Dokumentenaufbau / Inhaltsverzeichnis vor. So hat der steuerpflichtige die Möglichkeit die Dokumentation in der Form zu erstellen, wie es für Ihn am sinnvollsten ist. Unter der Randziffer 153 ist lediglich beschrieben, dass die Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation. einer technische Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht.

Generell ergeben sich Erfahrungsgemäß im Erstellungsprozess weitere Fragen rund um die Thematik der Verfahrensdokumentation, wie bspw. die folgenden

• Doch wie erstellt man eine Verfahrensdokumentation?
• was gehört sonst zu einer Verfahrensdokumentation?
• Mit welchen Detailgrad muss die Dokumentation erstellt werden?
• Welche Prozesse müssen beschrieben werden?
• Was ist noch Bestandteil der Verfahrensdokumentation?
• Welche regulatorischen Vorgaben sind zu beachten?

Gerne können wir Ihre Fragen zusammen besprechen. Melden Sie sich einfach über die untenstehenden Kontaktdaten bei uns.