Podcast Folge 20 – Shownotes

X-Rechnungen

Wir werden sehr häufig mit den nachfolgenden Fragen konfrontiert:

• Was ist eine X-Rechnung?
• Gibt es eine Pflicht zur Erstellung und Verarbeitung von X-Rechnungen?
• Wie erstellt man eine X-Rechnung
• Wo sind die Unterschiede zu einer normalen Rechnung?

Laut Wikipedia Eintrag, ist die X-Rechnung ein XML -basiertes Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere in Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird.

Dabei ist es tatsächlich so, dass für die Anzeige einer X-Rechnung ein extra Visualisierungstool benötigt wird, sodass die Information für das menschliche Auge lesbar ist. X-Rechnungen sind keine ZUGFeRD Rechnungen, denn bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Datenformat. Hybride Rechnungen sind, sowohl von Maschinen, als auch von Menschen gelesen werden können.

Die X-Rechnung kann als e-Rechnung bezeichnet werden, da die diese elektronisch erstellt, elektronisch versendet und elektronisch eingelesen wird. Da es sich dabei um eine strukturiertes Format handelt, ist die Einlesung der Daten möglich.

Tatsächlich gibt es eine Pflicht zur Erstellung und Verarbeitung von X-Rechnungen. Seit dem 27.11.2020 sind Rechnungssteller gemäß E-Rechnungs-Verordnung dazu verpflichtet ihre Rechnungen an die öffentliche Verwaltung als X-Rechnungen zu übermitteln. Ausnahmen von dieser Verpflichtung bilden gemäß §3 Abs. 3 ERechV Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000€ , geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland.

Eine E-Rechnung muss neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen ( § 14 UStG) muss laut §5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes noch mindestens die folgenden Daten enthaalten:

• Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
• die geltenden Zahlungsbedingungen bzw. Fälligkeitsdatum
• die Bankverbindung des Rechnungsempfängers
• eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss die E-Rechnung die folgenden Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurde:

• Bestellnummer
• Lieferantennummer

Für weitere zusätzliche Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen und zudem können Auftraggeber und Auftragnehmer weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.

Eine X-Rechnung im XML-Format kann wie folgt aussehen: